Vakantiedagen, een recht waar werknemers naar uitkijken, maar waar werkgevers soms wat hoofdbrekers van krijgen. Tot nu toe was de regel helder: wettelijke vakantiedagen moesten binnen het kalenderjaar worden opgenomen, anders vervielen ze.
Vanaf 1 januari 2024 is het mogelijk om niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen over te dragen naar de twee daaropvolgende jaren onder specifieke omstandigheden. Dit is een belangrijke wijziging in de Belgische arbeidswetgeving, geïntroduceerd door het Koninklijk Besluit van 8 februari 2023.
In december 2024 passen we bijgevolg voor het eerst deze nieuwe regelgeving toe dus geven wat graag wat toelichting.
De basisregel: opnemen binnen het jaar
Als werkgever bent u verantwoordelijk om werknemers te stimuleren hun wettelijke vakantiedagen tijdig op te nemen. Communiceer helder over het saldo en moedig hen aan om hun vrij dagen vóór 31 december te plannen. Niet opgenomen vakantiedagen? Die vervallen, en daarmee ook het recht op bijbehorend vakantiegeld.
Waarom is dit belangrijk? Omdat u moet kunnen aantonen dat u er alles aan gedaan heeft om werknemers hun vakantie daadwerkelijk te laten opnemen. Als een werknemer besluit zijn dagen niet te nemen, ligt dat bij hem - zolang jij je verplichtingen hebt nagekomen.
De uitzondering: overdragen van vakantiedagen
Vanaf 2024 is er echter een belangrijke wijziging: in specifieke gevallen kunnen wettelijke vakantiedagen toch worden overgedragen. Het gaat hier om situaties waarin de werknemer in de onmogelijkheid verkeerde om zijn vakantiedagen op te nemen. Deze onmogelijkheid moet te wijten zijn aan een schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. De mogelijke schorsingsgronden worden limitatief opgesomd in de wet:
Ongeval of ziekte van gemeen recht
Arbeidsongevallen/beroepsziektes
Moederschapsrust
Vaderschapsverlof
Profylactisch verlof
Geboorteverlof
Adoptieverlof
Pleegzorgverlof
Peegouderverlof
Deze overgedragen dagen moeten binnen 24 maanden na het vakantiejaar worden opgenomen. Dat betekent dat vakantiedagen van 2024 tot uiterlijk 2026 kunnen worden ingehaald, mits de werknemer kan bewijzen dat hij echt niet in staat was om vakantie op te nemen. Zorg ervoor dat je duidelijk documentatie hebt om te onderbouwen dat de werknemer aan de voorwaarden voldoet.
Vakantiegeld: wat verandert er?
Voor bedienden die wettelijke vakantiedagen overdragen, betaal je wel het volledige vakantiegeld uit in 2024. Bij de opname van de vakantiedagen in 2025 of 2026, betaal je daarvoor dus geen vakantiegeld meer uit. Arbeiders krijgen zoals gewoonlijk hun volledige vakantiegeld uitbetaald door de vakantiekas.
Goed om te weten: de betaalde vakantiedagen gelden vanaf 2024 niet meer als een vakantieperiode voor de ziekteverzekering. Dit betekent dat het vakantiegeld geen invloed meer heeft op eventuele uitkeringen.
Wat kun je als werkgever doen?
Om goed voorbereid te zijn, zijn er een paar dingen die je kunt doen:
Informeer tijdig: Breng werknemers op de hoogte van hun saldo vakantiedagen en herinner hen aan de deadline van 31 december.
Stimuleer opname: Creëer een planning die de werknemer helpt om vakantie op tijd in te passen.
Documenteer uitzondering: Hou duidelijke documentatie bij van situaties waarin overdracht van vakantiedagen mogelijk is. Dit helpt u om eventuele discussie te vermijden.
Wat met extralegale vakantiedagen?
Veel bedrijven bieden bovenwettelijke vakantiedagen aan als extra voordeel. Het goede nieuws? Voor deze extralegale vakantiedagen heb je als werkgever volledige vrijheid om de regels te bepalen. De wetgeving heeft geen specifieke richtlijnen voor extralegale vakantiedagen. Wil je dat niet-opgenomen extralegale vakantiedagen worden overgedragen naar het volgende jaar? Dat kan. Wil je juist dat ze vervallen als ze niet tijdig worden opgenomen? Dat kan ook.
Het is belangrijk om deze afspraken helder vast te leggen, bij voorkeur in het arbeidsreglement. Zo creëer je duidelijkheid en voorkom je eventuele misverstanden.
Met de nieuwe regels voor de overdracht van niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen is duidelijke communicatie cruciaal. Zorg ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van hun saldo en de voorwaarden voor overdracht. Leg alles goed vast in uw beleid en documentatie om misverstanden te voorkomen. Voor extralegale vakantiedagen heeft u meer vrijheid, maar leg ook deze voorwaarden helder vast. Zo blijft u als werkgever voorbereid en voorkomt u problemen.