Je hebt besloten om eindelijk wat structuur te brengen in je HR, maar waar begin je? Ah ja, een Excel! Eentje voor personeelsgegevens. En dan eentje voor opleidingen. Oh, en eentje voor bedrijfswagens. En natuurlijk eentje voor evaluatiegesprekken.

In het begin lijkt dit een prima oplossing, maar voor je het weet heb je een wirwar aan bestanden en ben je meer tijd kwijt aan zoeken waar je wat hebt opgeslagen dan aan het échte werk.

Waar stond ook alweer die info over het ziekteattest? Welke bedrijfswagen had onderhoud nodig? Heb ik die evaluatie nu wel of niet ingepland?

Elk bestand lijkt zijn eigen leven te leiden, en het kost steeds meer tijd en moeite om alles up-to-date te houden.

Het probleem zit in de versnippering. Elke taak lijkt apart geregeld te moeten worden, waardoor informatie verloren raakt en je steeds vaker reminders nodig hebt – in je agenda, via post-its of zelfs gewoon in je hoofd. Het wordt niet alleen onoverzichtelijk, maar ook inefficiënt.

Het resultaat?

• Belangrijke zaken worden vergeten of dubbel ingevoerd.

• Er ontstaan misverstanden en onnodige discussies.

• En jij? Je verliest kostbare tijd aan het managen van de chaos in plaats van aan je échte werk.

Dus hoe pak je het aan? Begin klein. Breng al je informatie samen op één plek en werk stapsgewijs aan een systeem dat voor jou werkt. Denk na over welke processen écht belangrijk zijn en hoe je die kunt stroomlijnen. Het is geen kwestie van alles perfect te krijgen, maar wel van rust en duidelijkheid creëren.

HR hoeft geen bron van chaos te zijn, zolang je het overzicht behoudt. Want hoe gestructureerd je begint, bepaalt hoeveel rust je later hebt.